Was bedeuten die Begriffe "Lastenheft und Pflichtenheft"?

Schaut man in der DIN 69 905 oder der VDI/VDE Richtlinie 3694 nach dem Begriff "Lastenheft" findet man: ..enthält die vom Auftraggeber festgelegten Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages.

Das Pflichtenheft beschreibt die "Umsetzung des vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenhefts".
In der Sprache der Kommunikationswissenschaft sollen dadurch die "Landkarten" abgeglichen werden zwischen dem Auftraggeber, der weiß, was erreicht werden soll und dem Auftragnehmer, der - sofern geeignet - die Kompetenz hat zu beschreiben, wie er das, was er als Anforderung verstanden hat, zu realisieren gedenkt.

In der Praxis haben sich diese Definitionen nicht durchgesetzt. Hier gibt es Auftraggeber, die für den Auftragnehmer ein Pflichtenheft schreiben, andere, die erst ein Lastenheft und dann interne Pflichtenhefte erstellen und dieses an die Lieferanten weitergeben, solche die Lastenhefte schreiben, die eigentlich die Realisierung bereits enthalten und damit als Pflichtenheft anzusehen sind, ganz zu schweigen von den Möglichkeiten, die sich ergeben, wenn wir die englischen Begriffe aus diesem Feld noch mit dazu nehmen: "User requirement specification", "system specification", "functional specification" und "design specification".

Was sollte denn auf jeden Fall berücksichtigt werden?

• Üblicherweise beginnt die Geschichte damit, dass ein Auftraggeber Interessen hat, die mit den gegebenen Möglichkeiten nicht zu befriedigen sind. Er denkt über eine Veränderung nach, nimmt Kontakt auf mit Experten, skizziert vielleicht, was dabei rauskommen soll.
• Wichtig ist, dass der Auftraggeber nicht sofort von seinen "engen" Positionen redet, sondern die "offenen" Interessen an den Anfang seiner Beziehungen zu potenziellen Lieferanten stellt. Formulierungen wie "... muss in xyz-Technologie ausgeführt sein", "... sind serielle Anordnungen vom Typ xyz zu verwenden" verhindern in den Zeiten der ersten Annäherung unter Umständen Wege zu Lösungen, die für beide Seiten höheren Nutzen gestiftet hätten.
• Erzählen sie im "Lastenheft" von Ihren Interessen und den Eigenschaften, die die gewünschte Veränderung mit sich bringen soll. Das bürden Sie nämlich Ihren Lieferanten als "Last" auf, wenn er Sie in diesem Auftrag zufrieden stellen möchte. Falls Sie daran interessiert sind, dass die Fachleute auf Seiten der Lieferanten ihr volles kreatives Potenzial entfalten können, reden Sie nur über das, WAS zu erreichen ist und legen Sie das Ganze schriftlich nieder. Für das WIE sind die Experten zuständig.
• Fordern Sie Ihre Lieferanten auf in einem Dokument auf das einzugehen, was sie als ihre Pflichten verstanden haben. Dieses Dokument sollte sinnigerweise "Pflichtenheft" heißen und darüber hinaus erkennen lassen, WIE die Umsetzung dessen, WAS erreicht werden soll, aussieht.
  Misstrauen Sie dem Lieferanten in seiner Lösungskompetenz, können Sie an dieser Stelle immer noch beim WIE mitmischen und bestimmte Lösungswege vorschreiben.
• Achten Sie bei der Verwendung von z.B. englischen Fremdworten darauf, dass die beteiligten Parteien ähnliche Vorstellungen von einer "user requirement list" oder "user requirement specification" haben. Achten Sie weiterhin darauf, dass viele dieser englischen Begriffe aus dem V-Modell der "Guten Automatisierten Herstellpraxis" bzw. der "Software" stammen und nicht 1:1 auf "Hardware" anzuwenden sind.

Was in dieser frühen Phase eines Auftrages bleibt, sind immer die kleinen "Differenzen" zwischen dem, was der Auftraggeber will und dem, was er sagt. Sowie zwischen dem, was der Auftragnehmer versteht und dem, was er tut. Diese Differenzen möglichst so zu behandeln, dass der Lieferant genau das liefert, was die Interessen des Auftraggebers bestens befriedigt, das muss die Aufgabe des Wechselspiels von Lasten- und Pflichtenheft sein.